Att göra bokslut och årsredovisning

I denna artikel introducerar vi dig till vad bokslut är och viktiga koncept och steg i processen. Du får även en kort introduktion till vad en årsredovisningen är och hur den hänger ihop med bokslutet.

Bakgrund och förberedelser

Bakgrund

Ett bokslut sammanställer ett företags eller organisations bokföring vid en viss tidpunkt. I grunden består bokslutet av en resultaträkning och avstämd balansräkning. Att en resultat-/balansräkning är avstämd innebär att man har gått igenom denna och stämt av att samtliga konton mot ett underliggande underlag, t.ex. att kontot för kassa/bank stämmer mot utdrag från banken.

Bokslut kan upprättas närsomhelst under ett år och för större företag är det inte ovanligt med att bokslut upprättas varje månad, det kallas då för månadsbokslut.

Alla företag och organisationer som har affärshändelser är skyldiga att varje räkenskapsår avsluta den löpande bokföringen med ett bokslut. Detta kan vara i form av ett årsbokslut eller en årsredovisning. En årsredovisning är mer omfattande och skickas till Bolagsverket där den blir en offentlig handling. Det som tillkommer i en årsredovisning jämfört med ett årsbokslut är främst en förvaltningsberättelse och tilläggsupplysningar (t.ex. noter).

Vissa företagsformer (t.ex. aktiebolag och ekonomiska föreningar) måste alltid upprätta en årsredovisning. För andra företagsformer avgör t.ex. storlek och ägarstruktur om årsbokslut (ibland "förenklat årsbokslut") eller årsredovisning ska upprättas. T.ex. måste ett handelsbolag med en juridisk person som ägare alltid upprätta årsredovisning. När en årsredovisning upprättas pratar man ibland om bokslut och årsredovisning som två separata aktiviteter, där “bokslut” avser sammanställningen (se ovan), och “årsredovisning” avser framtagandet av det slutliga dokumentet som lämnas in till Bolagsverket.

Denna artikel berör bokslut som upprättas i slutet på räkenskapsåret samt tillhörande årsredovisning.

Förberedelser

Innan ni arbetar med bokslutet är det viktigt att den löpande bokföringen för året är klar. Det innebär att alla affärshändelser t.o.m. sista dagen på räkenskapsåret ska vara bokförda. För fakturering är det särskilt viktigt. Om ni använder kontantmetoden ska alla utestående fakturor bokföras som kundfordringar. Ett annat viktigt område är s.k. periodisering av intäkter och kostnader, ni ska se till att intäkter och kostnader redovisas på rätt sida av balansdagen (d.v.s. räkenskapsårets sista dag). Har ni t.ex. skickat en faktura efter räkenskapsårets sista dag som avser räkenskapsåret ni upprättar bokslut för måste intäkten periodiseras. Se vidare nedan.

För att kunna uprätta bokslutet och göra korrekta avstämningar måste ni har tillgång till komplett underlag för alla poster och konton. T.ex. utdrag från bank, lagerlista och kundreskontra.

Att upprätta bokslutet

Stäm av balanskonton

Ett vanligt moment man börjar med är att gå igenom alla balanskonton och se till att ni kan förklara vad kontosaldot består av, och att värdet är rätt. T.ex. stämmer bokföringen mot bankkonto, stämmer kundfordringar mot kundreskontran i systemet? I E-revisor.se finns ett särskilt steg där avstämningar kan dokumenteras.

För vissa tillgångar sker justeringar i bokslutet, t.ex. inventarier och maskiner där värdet ska skrivas av över ett antal år. Dessa avskrivningar ska bokföras inom räkenskapsåret. Även andra typer av värdeförändringar (t.ex. nedskrivning om man anser att tillgången har minskat i värde) ska bokföras inom räkenskapsåret. Normalt bokförs alla dessa poster på balansdagen.

Bokslutsdispositioner

Beroende på företagsform finns det vissa dispositioner man kan göra för att skjuta upp beskattning av resultatet till ett senare tillfälle. För aktiebolag är ett sådant exempel avsättning till periodiseringsfond. Om du har en vinst som du vill skjuta upp beskattningen på kan du sätta av del av vinsten till periodiseringsfond. Denna beräkning är inkluderad i E-revisor.se.

Skatteberäkning

När balansräkningen stämts av och eventuella justeringar skett ska slutlig beräkning av företagets inkomstskatt beräknas. För att beräkna inkomstskatten utgår man från resultat före skatt, och gör ett antal "skattemässiga justeringar", för att komma fram till ett "skattemässigt resultat". Detta resultat multipliceras med gällande skattesats och är den skatt som ska betalas. Se vidare i vår artikel om skatteberäkning.

Att räkna ut inkomstskatten är normalt inte svårt i de flesta verksamheter. Dock är skatteregler komplexa och det är enkelt att missa justeringar som både är till företagets fördel och nackdel. Felaktiga skatteberäkningar kan i sämsta fall leda till skattetillägg. E-revisor.se har en utvecklad modul för just skatteberäkningen som ger er stöd i beräkningen.

Bokför beräknad inkomstskatt och årets resultat

När inkomstskatten är framräknad ska denna bokföras som en kostnad och företagets resultat efter skatt räknas fram och bokföras. Den sista bokföringen på året är att bokföra årets resultat. Det betyder att man "nollar ut" resultaträkningen och för över resultatet till balansräkningen, som fritt eget kapital, under posten "årets resultat". Läs vidare i vår separata artikel om detta.

Sammanställ bokslutet eller upprätta årsredovisning

Avslutningsvis sammanställs bokslutet antingen i form av ett årsbokslut eller årsredovisning. Om ni upprättar årsbokslut innebär detta normalt att en resultaträkning och en balansräkning skrivs ut enligt den uppställning ni har valt (vanligt eller förenklat årsbokslut). Årsbokslutet skrivs under av den enskilde näringsidkaren, alla delägare i ett handelsbolag eller alla styrelseledamöter om bolaget har en styrelse.

Att upprätta årsredovisning

Innan ni börjar arbetet med att upprätta årsredovisning behöver ni fastställa vilket regelverk ni omfattas av. Det styr krav på innehållet i årsredovisningen, t.ex. hur omfattande förvaltningsberättelse och noter ska vara. De flesta mindre företag använder det förenklade K2-regelverket. Alla större företag måste använda K3-regelverket, men även mindre företag kan välja att göra det av olika skäl. T.ex. ger K3 en möjlighet att aktivera egenupparbetade immateriella tillgångar. Läsa vidare i vår separata artikel om K2 och K3.

En årsredovisning består av en förvaltningsberättelse, en resultaträkning, en balansräkning och ett antal noter. Förvaltningsberättelsen är en översikt över utvecklingen av ett företags verksamhet, ställning och resultat. Viktiga delar av förvaltningsberättelsen är en beskrivning av verksamheten, väsentliga händelser och nyckeltalsinformation. Resultat- och balansräkningen motsvarar de som sammanställs i ett vanligt bokslut (se ovan), med skillnaden att vissa av raderna kan ha hänvisningar till noter som ger extra information, t.ex. not om medelantal anställda. De noter som måste finnas med styrs av K2- eller K3-regelverken.

Har ni ett enkelt bolag är det genomförbart att sammanställa årsredovisningen själv med hjälp av t.ex. Word och Excel. Dock tycker många att det är komplicerat att få allting rätt både utseendemässigt och innehållsmässigt. E-revisor.se hjälper er med att upprätta en komplett årsredovisning både enligt K2- och K3-regelverken. Har ni ordning på er löpande bokföring räcker det att läsa in bokföringsdata via SIE-fil (eller mata in för hand), upprätta skatteberäkningen (se ovan) och följa anvisningarna för årsredovisningen så har ni en färdig årsredovisning.

När årsredovisningen är klar ska den skrivas under av samtliga styrelseledamöter, och i förekommande fall verkställande direktören. Påskrifter kan ske antingen på papper eller digitalt, e-revisor.se har stöd för bägge.

Revision

Om ert företag har en vald revisor ska denne granska årsredovisningen och skriva på densamma samt avlämna revisionsberättelse.

När årsredovisningens är signerad i original

Årsstämma

Varje år ska aktiebolag hålla en årsstämma. Årsstämman är bolagets högsta beslutande organ och består av ägarna i bolaget eller deras representater. På årsstämman läggs årsredovisningen (och eventuell revisionsberättelse) som bl.a. beslutar om att fastställa resultat- och balansräkningen i årsredovisningen, hur resultatet ska disponeras (t.ex. om vinstutdelning ska ske) samt om ansvarsfrihet för styrelse och eventuell VD.

Efter årsstämmans beslut är det viktigt att bokföra resultatdispositionen i enlighet med beslutet. Tidigare års resultat förs över till balanserat resultat, och om utdelning beslutats bokförs motsvarande belopp om från fritt eget kapital till "outtagen vinstutdelning" eller direkt från bank om utbetalning sker samma dag.

Lämna in kopia av årsredovisningen till Bolagsverket

När årsstämman hållits ska en kopia av årsredovisningen slutligen lämnas till Bolagsverket. Här är det viktigt att förstå att det är en kopia av årsredovisningen som skickas in och inte det original som upprättats och signerats innan årsstämman. Eftersom en kopia lämnas in ska ett s.k. fastställelseintyg upprättas, där en styrelseledamot (eller VD) intygar att kopian stämmer överens med originalet, och att årsstämman beslutade i enlighet med förslagen (eller inte om så är fallet). Bolagsverket utför vissa kontroller kontroller av årsredovisningen, som att det är rätt räkenskapsår, att alla styrelseledamöter har skrivit under. Saknas viss grundläggande information får ni ett föreläggande om komplettering. Viktigt är även att Bolagsverket inte godkänner årsredovisningen i någon formell mening, utan de offentliggör bara årsredovisningen.

E-revisor.se har fullt stöd för digital inlämning av kopian av årsredovisningen till Bolagsverket.

Gör-det-själv eller ta hjälp?

Om ni trots denna artikel känner att ni vill ta hjälp med att upprätta årsbokslut/årsredovisning är det förståeligt. Det är ett alternativ för den som inte har tid eller den kunskap som behövs. Vi kan hjälpa er med detta som en konsultinsats, läs mer på vår startsida.


Skapad av: Kevin Lindmark
Skapad: 2019-10-12